Każdy przedsiębiorca, który stosuje kasę fiskalną w swojej działalności, musi pamiętać o obowiązkowym przeglądzie technicznym tego urządzenia. Zgodność kasy fiskalnej z przepisami prawa nie kończy się na jej zakupie i zarejestrowaniu, ponieważ wymaga ona regularnych przeglądów, które zapewniają prawidłowe funkcjonowanie i zgodność z normami. W artykule przybliżymy, na czym polega przegląd kasy fiskalnej, jakie są wymogi związane z jego przeprowadzeniem, a także jakie konsekwencje mogą wynikać z zaniedbania tego obowiązku.
1. Co to jest przegląd kasy fiskalnej?
Przegląd techniczny kasy fiskalnej to obowiązkowa procedura, która ma na celu sprawdzenie, czy urządzenie działa zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wymogami technicznymi. Jest to istotny element zapewniający, że kasa fiskalna nadal jest w pełni funkcjonalna i spełnia wymogi prawa. Przegląd musi być przeprowadzony przez autoryzowany serwis, który posiada odpowiednie uprawnienia do wykonywania takich usług.
Podczas przeglądu sprawdzane są m.in. mechanizm drukujący, oprogramowanie kasy, prawidłowe przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas (w przypadku kas online), a także inne istotne elementy, które mają wpływ na prawidłowe ewidencjonowanie sprzedaży.
2. Jak często należy przeprowadzać przegląd kasy fiskalnej?
Zgodnie z przepisami, przegląd techniczny kasy fiskalnej powinien być wykonywany co 12 miesięcy od momentu fiskalizacji urządzenia. Fiskalizacja to proces rejestracji kasy fiskalnej w urzędzie skarbowym, który umożliwia jej rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży. Liczenie terminu przeglądu zaczyna się od tej daty, a nie od daty zakupu samego urządzenia.
Przegląd techniczny powinien być przeprowadzony dokładnie w rocznym okresie, jednak przedsiębiorca ma możliwość wykonania przeglądu z wyprzedzeniem, aby uniknąć opóźnień i ewentualnych problemów z użytkowaniem kasy.
3. Konsekwencje braku przeglądu kasy fiskalnej
Jeśli przedsiębiorca zaniedba obowiązek przeprowadzenia przeglądu kasy fiskalnej, może spotkać się z poważnymi konsekwencjami. Przede wszystkim:
-
Kary finansowe – brak przeglądu technicznego w wymaganym terminie może skutkować nałożeniem kary finansowej przez urząd skarbowy. Wysokość kary zależy od rodzaju naruszenia, ale może wynieść nawet kilka tysięcy złotych.
-
Kontrola skarbowa – niedopełnienie obowiązku przeglądu może być podstawą do przeprowadzenia kontroli skarbowej, która sprawdzi, czy przedsiębiorca przestrzega przepisów dotyczących ewidencjonowania sprzedaży. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, przedsiębiorca może zostać ukarany dodatkowymi sankcjami.
-
Utrata prawa do odliczeń VAT – w przypadku braku ważnego przeglądu kasy fiskalnej, przedsiębiorca nie będzie mógł skorzystać z odliczeń VAT, co może prowadzić do dodatkowych kosztów.
4. Jak wykonać przegląd kasy fiskalnej?
Przegląd techniczny kasy fiskalnej należy zlecić autoryzowanemu serwisowi, który posiada uprawnienia do przeprowadzania takich czynności. Ważne jest, aby serwisant posiadał odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w obsłudze danego typu urządzenia.
Przed przeglądem przedsiębiorca powinien upewnić się, że urządzenie jest odpowiednio przygotowane do serwisowania, a wszystkie wymagane dokumenty, takie jak książka serwisowa, są dostępne. Podczas przeglądu serwisant sprawdzi m.in. prawidłowość działania drukarki, aktualność oprogramowania, integralność pamięci urządzenia, a także upewni się, że kasa jest zgodna z wymaganiami prawa, w tym z przepisami dotyczącymi przesyłania danych do CRK (dla kas online).
5. Czy można wykonać przegląd wcześniej?
Zgodnie z przepisami, przegląd techniczny kasy fiskalnej może zostać przeprowadzony przed upływem 12 miesięcy od fiskalizacji. W praktyce wielu przedsiębiorców decyduje się na wcześniejsze wykonanie przeglądu, aby uniknąć problemów z późniejszymi termianami i zapewnić, że urządzenie działa bez zarzutu. Warto zaplanować przegląd z wyprzedzeniem, aby nie pozostawić tego na ostatnią chwilę.
6. Jakie dane są sprawdzane podczas przeglądu?
Przegląd techniczny obejmuje szereg testów i weryfikacji. Najważniejsze z nich to:
- Testy drukarki – serwisant sprawdza, czy kasa prawidłowo drukuje paragony, raporty dobowo-miesięczne i inne dokumenty.
- Sprawdzenie oprogramowania – kasja fiskalna musi być wyposażona w odpowiednie oprogramowanie, które jest zgodne z obowiązującymi przepisami i zapewnia prawidłowe przesyłanie danych do systemu Ministerstwa Finansów (w przypadku kas online).
- Testowanie pamięci urządzenia – kontrolowane jest przechowywanie danych w pamięci urządzenia, a także integracja z systemami zewnętrznymi.
- Weryfikacja połączenia z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) – dla kas online sprawdzane jest, czy urządzenie poprawnie przesyła dane o sprzedaży do systemu rządowego.
Obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej jest kluczowym elementem zapewniającym zgodność z przepisami prawa. Każdy przedsiębiorca, który stosuje kasę fiskalną, musi przeprowadzać przegląd techniczny co 12 miesięcy od fiskalizacji urządzenia. Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do kar finansowych, kontroli skarbowych i utraty prawa do odliczeń VAT. Przedsiębiorcy powinni zlecać przegląd uprawnionym serwisom, aby zapewnić prawidłowe działanie urządzenia i uniknąć problemów z jego użytkowaniem. Regularne przeglądy to także gwarancja, że kasa fiskalna będzie działać bezawaryjnie, co jest istotne w codziennej działalności gospodarczej.
Sprawdź: gastro chef program