Ochrona danych osobowych to jeden z obowiązków, którego nie można bagatelizować. Dla wielu firm oznacza to konieczność powołania Inspektora Ochrony Danych (IOD). Nie każda organizacja jednak dysponuje odpowiednimi zasobami, by zatrudnić specjalistę na stałe. W takiej sytuacji sprawdza się outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych. Jak działa ten model? Przedstawiamy na przykładzie firmy z branży usługowej.
Sytuacja wyjściowa
Firma zatrudniała 25 osób, prowadziła działalność na rynku krajowym i przetwarzała dane klientów w systemie CRM oraz na stronie internetowej. W wyniku audytu wewnętrznego pojawiły się wątpliwości, czy wszystkie działania są zgodne z RODO. Brakowało osoby odpowiedzialnej za nadzór nad dokumentacją, analizę ryzyk oraz kontakt z urzędem.
Zarząd zdecydował się na outsourcing funkcji IOD i nawiązał współpracę z firmą zewnętrzną, specjalizującą się w doradztwie w zakresie ochrony danych.
Etapy wdrożenia outsourcingu IOD
1. Audyt wstępny
Ekspert przeanalizował, jak firma gromadzi, przechowuje i udostępnia dane osobowe. Zidentyfikowano braki w procedurach oraz nieaktualne klauzule informacyjne.
2. Przygotowanie dokumentacji
Zaktualizowano politykę prywatności, wprowadzono rejestr czynności przetwarzania oraz procedury postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych.
3. Szkolenie pracowników
Zorganizowano szkolenie online, podczas którego pracownicy dowiedzieli się, jak postępować z danymi osobowymi w codziennej pracy.
4. Stały nadzór i doradztwo
IOD w modelu outsourcingowym pełnił funkcję kontaktową z UODO, wspierał w bieżących pytaniach i uczestniczył w przeglądach procedur.
Efekty wdrożenia
Po kilku tygodniach firma miała kompletne i aktualne dokumenty, uporządkowane procesy oraz przeszkolony zespół. Dzięki outsourcingowi, uzyskała dostęp do wiedzy eksperckiej bez konieczności tworzenia nowego stanowiska. Koszt takiej współpracy był niższy niż miesięczne wynagrodzenie etatowego pracownika.
Wnioski
Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych sprawdza się w praktyce, szczególnie w firmach, które:
-
nie mają własnego działu prawnego lub IT,
-
przetwarzają dane klientów i pracowników,
-
potrzebują elastycznego modelu współpracy.
To rozwiązanie pozwala skupić się na działalności operacyjnej, powierzając odpowiedzialność za ochronę danych profesjonalistom.